Microsoft Excel ist zweifellos die bevorzugte Wahl, wenn es um die Bearbeitung von Zahlen und Daten geht.
Excel ist ein mächtiges Werkzeug, das in vielen Berufsfeldern unerlässlich ist. Doch der Einstieg ist für diejenigen, die nicht so häufig damit arbeiten, oft einschüchternd. Wir wollen Dir die Unsicherheit nehmen und führen Dich Schritt für Schritt durch die ersten wichtigen Funktionen von Microsoft Excel. Wir zeigen Dir die grundlegenden Techniken und Formeln, die für Du für Deine tägliche Arbeit mit Excel nutzen kannst. Egal ob Du Daten analysieren, Berichte erstellen oder Deine persönlichen Finanzen verwalten möchtest, dieser Leitfaden ist Dein erster Schritt zu einem sicheren Umgang mit Excel.
Dein Einstieg in die Tabellen-Kalkulation
1.1. Die Struktur von Excel-Tabellen
Alle Funktionen von Microsoft Excel basieren auf Tabellen. Eine Excel-Datei, auch als Arbeitsblatt bekannt, besteht in der Regel aus mehreren Tabellen, die entweder eigenständig arbeiten oder miteinander verbunden sind.
Die Tabellen sind in Zeilen und Spalten angeordnet und mit Buchstaben und Zahlen gekennzeichnet. Diese Kombination ergibt eine Zellenadresse, die es ermöglicht, bestimmte Zellen eindeutig anzusprechen oder ganze Bereiche zu markieren.
1.2. Die Nutzung von Excel
Beim Öffnen des Programms wird ein leeres Arbeitsblatt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Du eine Zelle anklickst, wird sie aktiviert und mit einem schwarzen Rahmen umrandet. Du kannst auch größere Bereiche auf diese Weise auswählen. Anschließend kannst Du beliebige Informationen eingeben, die dann sowohl in der ausgewählten Zelle als auch in der Bearbeitungsleiste über der Tabelle angezeigt werden.
Um eine einzelne Spalte auszuwählen, klicke auf den Buchstaben im Spaltenkopf. Eine ganze Zeile markierst Du hingegen über die Zahl am Zeilenanfang.
Alternativ kannst Du Dich auch mittels Tastatur in Deinem Arbeitsblatt bewegen:
nach links, rechts, oben oder unten bewegst Du Dich mit den Pfeiltasten
mit der Tab-Taste geht es eine Zelle nach rechts
eine Zelle nach links springst Du mit gedrückter Umschalt-Taste und Tab
mit Bild rauf oder Bild runter kannst Du ganze Seiten auf einmal überspringen
Strg + Home (Pos1) bringt Dich zurück auf die Zelle A1
Veränderungen machst Du über den Button „Bild“ oder Betätigen von Strg + Z rückgängig.
Zeilen selektierst Du durch Klick auf den Zeilenkopf und Betätigen von Umschalttaste + Leer.
Mit Hilfe der Symbole „Bild“ und „Bild“ oder Strg + C und Strg + V kannst Du Inhalte kopieren und an andere Stelle in der Tabelle wieder einfügen.
Tipp: Wenn Du häufig mit großen Tabellen arbeitest, besteht die Möglichkeit, Bereiche davon „einzufrieren“, um beim Scrollen den Überblick zu behalten. Markiere dazu eine Zelle oder eine Spalte und wähle unter dem Register „Ansicht“ die Option „Fenster fixieren“. Anschließend kannst Du auswählen, ob Du die oberste Zeile, die erste Spalte oder das gesamte Fenster fixieren möchtest.
2. Funktionen: Grundlagen für Excel-Anfänger
Selbst mit grundlegenden Kenntnissen in Excel können bereits gute Ergebnisse erzielt werden. Berechnungen werden mithilfe von Funktionen und Formeln durchgeführt, wobei jede Funktion stets genau einen Wert zurückgibt. Um ein Ergebnis zu erzielen, erfordern sie bestimmte Parameter, bekannt als Argumente, die in die Berechnung einbezogen werden.
Funktionen und Formeln setzen sich immer aus den folgenden Bestandteilen zusammen:
Die Berechnung wird mit einem Gleichheitszeichen (=) eingeleitet.
Danach folgt der Funktionsname in Großbuchstaben (NAME).
Zu guter Letzt folgt die Liste der Argumente (durch Semikola getrennt). Sie wird links und rechts eingeklammert.
Als Einsteiger ist es ratsam, sich besonders mit den folgenden Formeln vertraut zu machen, da sie für die meisten alltäglichen Berechnungen verwendet werden können.
2.1. Addition von Werten mit SUMME
Die Summen-Funktion in Excel ermöglicht es Dir, die Inhalte von Zellen, Spalten oder ausgewählten Bereichen schnell und einfach zu addieren, ohne manuell den gesamten Rechenausdruck eingeben zu müssen.
Beispielsweise, um die Zahlen in den Zellen C3 und C19 zu addieren und das Ergebnis in Zelle C20 anzuzeigen, würde die Funktion in Zelle C20 folgendermaßen aussehen:
= SUMME(C3; C19)
Möchtest Sie größere Bereiche addieren, kannst Du diese alternativ auch mit der Maus markieren und die Summe über das Symbol in der Menüzeile bilden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen größeren Bereich manuell einzugeben. Hierbei werden der Anfang und das Ende des Bereichs durch einen Doppelpunkt getrennt. Die Formel berücksichtigt dann automatisch alle dazwischen liegenden Zellen. Dies gilt auch für Bereiche, die sich über mehrere Zeilen erstrecken. Zum Beispiel werden bei der Eingabe des Bereichs B2:C19 alle Zellen in den Spalten A, B und C, die sich in den Zeilen 2 bis 19 befinden, summiert. Beachten Sie jedoch, dass diese Methode nur funktioniert, wenn die Zellen ausschließlich Zahlen enthalten.
2.2. Inhalte zählen mit ANZAHL() und ANZAHL2()
Die Funktion ANZAHL() zählt alle Zellen in einem definierten Bereich Deiner Tabelle, die Zahlen enthalten. ANZAHL2() hingegen liefert die Anzahl der nicht leeren Zellen im Bereich zurück, unabhängig von ihrem Inhaltstyp oder ihrer Größe.
Um beispielsweise die Anzahl der mit Zahlen belegten Zellen im Bereich B2:C19 zu ermitteln, gibst Du den Befehl
=ANZAHL(B2:C19)
in die entsprechende Zelle oder in die Bearbeitungsleiste ein. Wenn Du den Bereich mit der Maus markierst und die Funktion über die Menüleiste (Mehr Funktionen -> Statistik) aufrufst, wird die Teilsumme jeder Spalte einzeln angezeigt.
Vorsicht: ANZAHL2() zählt auch Leerzeichen als Inhalt mit. Daher liefert sie nur dann ein korrektes Ergebnis, wenn die Zellen nicht bereits mit Leerzeichen überschrieben wurden.
2.3. Finden von Höchst- und Tiefstwerten mit MAX() und MIN()
Durch die Verwendung von MAX() und MIN() in Microsoft Excel kannst Du Dir den größten bzw. kleinsten Wert in einer Liste von Inhalten ermitteln und anzeigen lassen.
Du kannst Zahlen, Namen oder Bezüge (die Namen beinhalten) als Argumente angeben. Darüber hinaus werden auch Wahrheitswerte und Zahlen in Textform interpretiert.
Tipp: Du musst nicht jede Zelle einzeln anklicken, um zu überprüfen, welche Berechnungen durchgeführt werden. Verwende einfach die Option "Formeln anzeigen" im Register "Formeln", um alle hinterlegten Formeln und Funktionen auf einmal anzuzeigen.
2.4. Durchschnitt bilden mit MITTELWERT()
Um den Durchschnitt mehrerer Zahlen oder über Bereiche hinweg zu ermitteln, verwende die Funktion MITTELWERT(). Der Mittelwert ergibt sich aus der Summe der Zahlen geteilt durch ihre Anzahl. Dabei werden leere Zellen nicht berücksichtigt.
Beispiel: Die Zahlen 1 bis 5 ergeben in der Summe den Wert 15. Teilt man diese Summe durch die Anzahl der Zahlen (5), ergibt sich ein Mittelwert von 3
2.5. Logische Prüfungen mit WENN() ... DANN()
Die WENN() / DANN() Abfrage wird verwendet, um logische Prüfungen oder Datenvalidierungen in Deiner Tabelle durchzuführen.
In einfachen Worten ausgedrückt bedeutet dies, dass ein Wert NUR DANN ausgegeben wird, WENN eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Andernfalls wird ein alternativer Wert oder eine Fehlermeldung ausgegeben.
Die Syntax dafür lautet:
=WENN(BEDINGUNG; DANN; SONST)
Obwohl das zunächst komplex klingen mag, wird es anhand eines einfachen Beispiels klarer:
Angenommen, Du möchtest überprüfen, ob in Zelle C9 der Wert "Montag" steht. Wenn ja, soll in Zelle C10 "Okay" erscheinen. Andernfalls soll "anderer Tag" angezeigt werden.
Die entsprechende Formel lautet:
=WENN(C9="Montag";"Okay";"anderer Tag")
Achte darauf, dass Textinhalte bei Formeln und Funktionen in Anführungszeichen stehen müssen, da Excel sie sonst fehlerhaft interpretieren könnte.
Wissenswert: Eine spezielle Art von logischen Prüfungen sind die bedingten Formatierungen. Hierbei werden visuelle Hilfen basierend auf bestimmten Kriterien angezeigt, um Inhalte zu veranschaulichen und das Verständnis zu verbessern. Zum Beispiel kann die Hintergrundfarbe einzelner Zellen je nach ihrem Inhalt festgelegt werden. Diese Regeln können über die Option "Bedingte Formatierung" definiert und angewendet werden.
Das war ein kurzer Exkurs in die Welt der Excel-Grundlagen. Es mag am Anfang etwas überwältigend erscheinen, aber mit etwas Übung wirst Du schnell ein Gefühl für diese Software entwickeln und erkennen, wie praktisch sie sein kann, um Daten zu organisieren, zu analysieren und zu präsentieren.
Excel ist ein wunderbares Werkzeug, das Dir perfekt dabei hilft , deine Arbeitsabläufe zu optimieren und deine Produktivität zu steigern. Probiere einfach verschiedene Funktionen aus und zu experimentiere.
Wenn du Deine Excel-Kenntnisse vertiefen möchtest oder individuelle Fragen hast, unterstützen wir Dich sehr gerne. Kontaktiere uns einfach oder vereinbare einen kostenlosen Beratungstermin. Wir helfen dir gerne dabei, deine Excel-Fähigkeiten weiter auszubauen.
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Eure Ivonne
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