So werdet ihr zum Dreamteam
Eine starke Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Vorgesetzten ist weit mehr als eine organisatorische Notwendigkeit – sie ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Arbeitsalltag, einer produktiven Unternehmenskultur und langfristigem Erfolg.
Doch dafür braucht es mehr als bloße Zuarbeit. Vertrauen, klare Kommunikation und gegenseitiges Verständnis sind essenziell, damit beide Seiten ihr volles Potenzial entfalten können. In diesem Artikel erfährst du, welche Herausforderungen typisch sind, welche Vorteile eine eingespielte Zusammenarbeit mit sich bringt und wie du aktiv dazu beitragen kannst, dass aus dir und deinem Vorgesetzten ein echtes Dreamteam wird.
Herausforderungen im Alltag
Assistenz: Deine Arbeit bleibt oft unsichtbar, du jonglierst ständig mit wechselnden Prioritäten, und Missverständnisse können schnell zu Frustration führen. Es wird erwartet, dass du flexibel, vorausschauend und immer einen Schritt voraus bist – eine Aufgabe, die Fingerspitzengefühl und Organisationstalent erfordert.
Vorgesetzte: Zeitmangel führt dazu, dass Anweisungen oft knapp ausfallen, das Delegieren fällt schwer, und unklare Erwartungen sorgen für Missverständnisse. Hinzu kommt der Druck, strategisch zu agieren, während gleichzeitig viele operative Aufgaben anfallen.
Warum sich eine starke Zusammenarbeit lohnt
Mehr Effizienz: Wenn Prozesse reibungslos ineinandergreifen, können Vorgesetzte sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während die Assistenz strategisch unterstützt und entlastet.
Kostenersparnis: Eine vorausschauende Assistenz verhindert Doppelarbeit, unnötige Verzögerungen und sorgt für einen optimalen Arbeitsfluss – das spart wertvolle Ressourcen.
Bessere Atmosphäre: Eine harmonische Zusammenarbeit strahlt positiv auf das gesamte Team aus, verbessert die Kommunikation und steigert die Zufriedenheit aller Beteiligten.
Innovation und Weiterentwicklung: Wenn Führungskräfte weniger Zeit mit operativen Details verbringen, bleibt mehr Raum für kreative Ideen, Innovationen und strategische Weiterentwicklung.
Meine Erfolgspunkte für eine starke Zusammenarbeit
Für die Assistenz
Den Chef verstehen: Identifiziere, ob dein Vorgesetzter auditiv, visuell oder haptisch orientiert ist, und passe deine Kommunikation und Arbeitsweise entsprechend an. Überlege auch, ob er ein Frühaufsteher oder Nachtmensch ist, und plane deine Arbeitszeiten entsprechend.
Beispiel: Wenn dein Chef ein visueller Typ ist, setze auf Präsentationen mit klaren Grafiken. Bei einem auditiven Typ solltest du wichtige Informationen in kurzen, gut strukturierten Sätzen zusammenfassen.
Regelmäßige Retrospektiven: Führt gemeinsam regelmäßig Retrospektiven durch, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Nutzt dabei eine Vorlage mit Schlüsselkriterien wie Kommunikation, Herausforderungen und Vorbereitungsqualität.
Beispiel: In der Retrospektive könnt ihr herausfinden, was gut lief und was optimiert werden kann. Ihr könnt zudem neue Arbeitsabläufe entwerfen, um die Effizienz zu steigern.
Emotionale Intelligenz: Baue deine emotionale Intelligenz aus. Selbstwahrnehmung, Selbstregulation, soziale Wahrnehmung und Beziehungsmanagement sind essenziell für eine harmonische Zusammenarbeit.
Beispiel: Achte auf die Emotionen deines Chefs und gehe empathisch auf diese ein. Sei dir deiner eigenen Emotionen bewusst und lerne, sie angemessen zu steuern.
Für Vorgesetzte
Klare Kommunikation: Gib klare, verständliche Anweisungen und Erwartungen. Nehme dir Zeit, um Fragen zu klären und Feedback zu ermöglichen.
Beispiel: Statt "Mach das schnell" solltest du sagen: "Bitte bereite bis morgen früh eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus dem Meeting vor."
Wertschätzung zeigen: Drücke regelmäßig deine Anerkennung für die gute Arbeit deiner Assistenz aus. Wertschätzung stärkt die Zusammenarbeit.
Beispiel: Ein einfaches "Danke für deine tolle Arbeit" oder eine kleine Überraschung können die Motivation enorm steigern.
Feedback-Kultur etablieren: Gib konstruktives Feedback, das konkrete Beispiele enthält. Sei offen für Rückmeldungen von deiner Assistenz.
Beispiel: Statt "Du bist unorganisiert", sage lieber: "Mir ist aufgefallen, dass du in letzter Zeit Schwierigkeiten hattest, Termine pünktlich einzuhalten. Lass uns besprechen, wie wir das verbessern können."
Emotionale Intelligenz nutzen
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit braucht weit mehr als organisatorische Fähigkeiten. Emotionale Intelligenz ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, um die Zusammenarbeit auf eine professionelle und gleichzeitig menschliche Basis zu stellen.
Achte nicht nur auf das Gesagte, sondern auch auf Zwischentöne, Körpersprache und Stimmungen.
Bleibe ruhig und lösungsorientiert, auch wenn es hektisch wird – dein besonnenes Handeln gibt Sicherheit.
Unterstützt euch proaktiv und antizipiert Bedürfnisse, bevor sie ausgesprochen werden – das schafft Vertrauen und stärkt die Zusammenarbeit nachhaltig.
Meine 5 Säulen der perfekten Chefentlastung
Basierend auf meiner langjährigen Erfahrung in der Assistenz und in der Beratung habe ich ein Konzept entwickelt, das die perfekte Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Vorgesetzten ermöglicht: die 5 Säulen der Chefentlastung. Sie helfen dir, Struktur, Klarheit und Effizienz in eure Abläufe zu bringen – und aus eurer Zusammenarbeit ein echtes Erfolgsmodell zu machen.
Wer tiefer einsteigen möchte, kann an meinem Seminar zur Chefentlastung teilnehmen oder sich als Tandem – Assistenz und Vorgesetzter – in drei Monaten zum Dreamteam begleiten lassen. Schreibt mir einfach eine kurze Nachricht hier.
Lass uns gemeinsam eure Zusammenarbeit optimieren – ich freue mich darauf, euch zu begleiten!
Herzlich - eure Natascha
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