Wie ich mein Zeitmanagement jetzt besser mache
Zu Beginn des neuen Jahres kam mir wieder in den Sinn, wie viel Zeit wir im Büro oft mit der falschen Herangehensweise verschwenden. Wir hetzen von Task zu Task, verlieren uns in endlosen To-Do-Listen und reagieren ständig, statt proaktiv zu agieren.
Was mir immer wieder auffällt, ist, dass klassische Zeitmanagement-Methoden wie Zeitblöcke und To-Do-Listen nicht immer die erhoffte Wirkung zeigen – und das aus gutem Grund. Nachdem ich mich intensiver mit den wissenschaftlichen Hintergründen des Zeit- und Selbstmanagements beschäftigt habe, wurde mir klar, dass der Schlüssel in einem ganz anderen Ansatz liegt.
Im Laufe der Zeit habe ich einige Maßnahmen gefunden, die mein Arbeitsumfeld und meine Produktivität nachhaltig verbessert haben. Es sind keine magischen Tricks, sondern wissenschaftlich fundierte Prinzipien, die mir geholfen haben, fokussierter und effizienter zu arbeiten.
Weniger Entscheidungen treffen
Je mehr Entscheidungen wir im Alltag treffen müssen, desto mehr Energie und mentale Kraft kostet uns das. Unser Gehirn ermüdet durch ständige Entscheidungsfindung. Was mir geholfen hat, ist die Einführung fester Routinen und standardisierter Prozesse. So spare ich mir unnötige Denkarbeit und halte meinen Geist frei für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Das richtige Timing nutzen
Der Biorhythmus ist ein mächtiges Werkzeug, das viel zu oft übersehen wird. Ich habe gelernt, dass ich meine größten und anspruchsvollsten Aufgaben vormittags erledigen sollte, wenn mein Kopf noch frisch ist. Nachmittags, wenn meine Energie nachlässt, erledige ich kleinere Aufgaben, die weniger Konzentration erfordern.
Kleine Aufgaben schnell erledigen
Die sogenannte „Zwei-Minuten-Regel“ hatte ich schon oft gehört, aber ich habe sie auf 5 Minuten erweitert. Diese Anpassung hat mir geholfen, auch komplexere Mini-Aufgaben zügiger zu erledigen, ohne sie immer wieder aufzuschieben. So schaffe ich mehr, ohne mich überfordert zu fühlen.
Zeitmanagement de Luxe: Meine Umgebung bewusst gestalten
Ich habe erkannt, wie wichtig die Gestaltung meiner Umgebung für den Fokus ist. Ein Timer im Sichtfeld oder einfache visuelle Hinweise wie ein sauberes Schreibtisch-Layout helfen mir dabei, fokussiert zu bleiben. Manchmal reicht schon eine kleine Umstellung, um die Produktivität zu steigern.
Große Aufgaben in kleine Schritte zerlegen
Das Prinzip des „Chunking“ hat mir geholfen, nicht von riesigen Projekten erdrückt zu werden. Statt mich von großen Aufgaben überfluten zu lassen, teile ich sie in kleinere, überschaubare Schritte auf. Diese wirken viel weniger überwältigend und machen das Arbeiten deutlich leichter.
Ziele nicht nur visualisieren, sondern auch Hindernisse einplanen
Bei der Zielsetzung plane ich nicht nur den Erfolg, sondern auch die Hindernisse. Wenn ich von Anfang an mögliche Schwierigkeiten mit einplane, kann ich realistischere Zeitrahmen setzen und bin besser auf unerwartete Probleme vorbereitet.
Pausen im Grünen
Ich war zunächst skeptisch gegenüber der „Attention Restoration Theory“ – der Idee, dass Pflanzen oder ein Blick ins Grüne die Konzentration steigern. Aber ich habe es ausprobiert und es funktioniert tatsächlich! Selbst kurze Pausen im Grünen oder einfach ein Blick aus dem Fenster steigern meine Konzentration und verringern den Stress.
Diese Maßnahmen haben meine Produktivität und meinen Fokus deutlich verbessert und gleichzeitig meinen Stress reduziert. Ich merke, wie viel mehr Kontrolle ich mittlerweile über meinen Arbeitsalltag habe, anstatt mich ständig von neuen Aufgaben überrollen zu lassen.
Wer hätte gedacht, dass die Antwort auf mehr Effizienz nicht in ständigen To-Do-Listen steckt, sondern in einem tieferen Verständnis, wie unser Gehirn und unsere Umgebung uns beeinflussen?
Herzlich - Eure Natascha
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